Jak przygotować krótką instrukcję zadania dla nowej osoby w pracy

Zacznij od jednego zadania i konkretnego rezultatu

Najpierw określ zakres instrukcji. „Obsługa dokumentów” to zbyt szeroki temat. „Zapisanie otrzymanego dokumentu w folderze zespołu i dodanie go do rejestru” opisuje czynność, którą można rozpisać od początku do końca. Jeśli proces ma kilka niezależnych części, przygotuj dla nich osobne instrukcje.

Cel zapisz jednym zdaniem, wskazując efekt pracy. Przykładowo: „Po zakończeniu zadania dokument znajduje się we właściwym folderze, a wpis w rejestrze pozwala go odnaleźć”. Dopisz, co uruchamia zadanie: otrzymanie wiadomości, przekazanie pliku albo polecenie opiekuna. Jeżeli obowiązuje termin, podaj go wprost, zgodnie z ustaleniami zespołu.

Wymień materiały i warunki rozpoczęcia pracy

Nowa osoba może rozumieć cel, lecz nie znać nazw folderów, skrótów ani zasad dostępu. Zanim opiszesz czynności, wskaż, czego potrzebuje. Zamiast „otwórz odpowiedni arkusz” wpisz jego nazwę i miejsce przechowywania. Jeśli dostęp nadaje opiekun, zaznacz, że należy uzyskać go przed rozpoczęciem zadania.

• Materiał wejściowy: jaki dokument, wiadomość lub zestaw danych jest potrzebny.
• Narzędzia: nazwa programu, arkusza albo formularza używanego do zadania.
• Miejsce pracy: dokładny folder lub lokalizacja rejestru.
• Wzór: przykład prawidłowo przygotowanego wyniku, jeśli jest dostępny.
• Pomoc: osoba lub ustalony kanał kontaktu w razie braku dostępu.

Uwzględnij zasady dotyczące danych, które rzeczywiście obowiązują w organizacji. Określ na przykład dozwolone miejsce zapisu i osoby uprawnione do odbioru pliku. Nie dopisuj własnych zasad do instrukcji bez uzgodnienia z osobą odpowiedzialną za proces.

Rozpisz kroki prostymi poleceniami

Ułóż czynności w kolejności wykonywania. Każdy punkt zaczynaj od czasownika: otwórz, sprawdź, wpisz, zapisz, przekaż. W jednym kroku opisz jedną główną czynność. Objaśnij skrót przy pierwszym użyciu, a nazwy przycisków i pól przepisz dokładnie tak, jak występują w narzędziu. Źródło dotyczące instrukcji stanowiskowych również podkreśla znaczenie zrozumiałego języka i opisu kolejnych czynności.

Usuń polecenia wymagające domysłów. „Sprawdź poprawność” zastąp wskazaniem elementów do porównania, na przykład numeru dokumentu i daty. „Zapisz standardowo” zamień na konkretny schemat nazwy pliku. Jeśli występuje wyjątek, umieść wskazówkę przy kroku, którego dotyczy: „Jeśli brakuje numeru dokumentu, wstrzymaj wpis i zgłoś brak opiekunowi”.

Gdy trudno opisać położenie przycisku, można dodać zrzut ekranu z zaznaczonym miejscem. Przy czynności wymagającej pokazania ruchu pomocny może być krótki film skupiony na jednym zadaniu. Dobierz formę do trudności konkretnego kroku.

Wykorzystaj szablon na przykładzie zadania biurowego

Poniższy przykład jest propozycją redakcyjną dla prostego zadania: zapisania dokumentu i odnotowania go w rejestrze. Nazwy folderów, pól i sposób nazywania plików trzeba dopasować do ustaleń firmy. Ten sam układ można wykorzystać przy przygotowaniu zestawienia lub przekazaniu materiałów do akceptacji.

• Zadanie: zapisz dokument i dodaj wpis do rejestru.
• Cel: dokument można odnaleźć przez wpis w rejestrze.
• Materiały: otrzymany plik, dostęp do folderu Dokumenty zespołu oraz arkusza Rejestr dokumentów.
• Pomoc: w razie braków lub wątpliwości skontaktuj się z wyznaczonym opiekunem.

1. Otwórz dokument i odczytaj jego datę, numer oraz nadawcę. Jeśli któregoś elementu brakuje, zgłoś to opiekunowi przed dalszą pracą.
2. Sprawdź w rejestrze, czy dokument o tym numerze i od tego nadawcy jest już zapisany. Jeśli tak, zgłoś możliwy duplikat.
3. Zapisz plik w folderze Dokumenty zespołu, stosując uzgodniony schemat: data_numer_nadawca.
4. Dodaj nowy wiersz w rejestrze. Wpisz datę dokumentu, jego numer, nadawcę oraz odnośnik do zapisanego pliku.
5. Otwórz odnośnik z rejestru i porównaj dane w wierszu z dokumentem.
6. Przekaż opiekunowi informację o zakończeniu zadania przez ustalony kanał kontaktu.

Dodaj kontrolę wyniku i sprawdź zrozumiałość

Na końcu instrukcji zapisz kryteria zakończenia. W powyższym przykładzie są nimi: plik we wskazanym folderze, zgodne dane w rejestrze, działający odnośnik i przekazana informacja o wykonaniu. Dzięki temu pracownik ma konkretną listę do sprawdzenia przed oddaniem zadania.

Przed udostępnieniem poproś osobę nieznającą procesu o przeczytanie instrukcji lub wykonanie zadania na materiale ćwiczeniowym. Zapisz miejsca, w których potrzebuje dodatkowego wyjaśnienia, i uzupełnij tekst. To proponowany sposób weryfikacji, który możesz przeprowadzić w swoim zespole.

Dodaj datę aktualizacji i osobę odpowiedzialną za treść. Po zmianie narzędzia, folderu lub sposobu przekazywania wyniku popraw właściwe punkty. Udostępniaj instrukcję w jednym ustalonym miejscu, aby nowa osoba mogła łatwo wrócić do aktualnej wersji podczas pracy.

Źródła

• Instrukcje stanowiskowe – jak przygotować zgodne z przepisami dokumenty? - Widłowe, elektryczne, paleciaki, transportowe. Kocham Wózki!
• Instrukcja pracy przy użyciu filmów. - Lean idea: audyt, wdrożenia, szkolenia